Checklisten und Standardverfahren: Entlastung, wenn’s zählt

Warum auch Profis von Checklisten ablesen, was sie eigentlich längst können:

Dayton, Ohio, am 30. Oktober 1935. Die US-Airforce testet einen neuen Bomber von Boeing, das Modell 299. Am Steuer sitzt einer der erfahrensten Testpiloten des Landes. Das Flugzeug hebt ab, steigt steil, kippt ab und zerschellt. Die Ursache: Eine Sperre am Höhenruder war nicht gelöst worden. Kein technischer Defekt, kein Mangel an Können. Ein vergessener Handgriff in einem Flugzeug, das komplexer war als alles zuvor [1].

Die Reaktion der Piloten ist bis heute bemerkenswert. Sie forderten nicht mehr Ausbildung. Sie schrieben eine Liste: kurz, auf einer Karte, für Start, Flug und Landung. Mit dieser Liste flog das Muster später als B-17 in großer Stückzahl. Die Pilotencheckliste war geboren [1].

Fast ein Jahrhundert später hält sich das Vorurteil trotzdem: Checklisten seien etwas für Anfänger. Doch fragen wir einen erfahrenen Piloten wird klar: das Gegenteil ist richtig.

Worum geht’s?

• Warum gerade erfahrene Profis unter Druck einfache Schritte vergessen.
• Was die Forschung über die Wirkung von Checklisten zeigt und wo ihre Grenze liegt.
• Drei Routinen, mit denen wir brauchbare Checklisten und Standardverfahren im Team einführen.

Was sind Checklisten und Standardverfahren?

Eine Checkliste ist eine kurze, feste Abfolge von Prüfpunkten, auch oft für einen kritischen Moment. Ein Standardverfahren, englisch Standard Operating Procedure (SOP), legt fest, wie ein wiederkehrender Ablauf im Normalfall durchgeführt wird. Beide haben denselben Zweck: Sie nehmen dem Kopf ab, was er nicht jedes Mal neu entscheiden muss.

Das ist keine Bequemlichkeit, sondern Kapazitätsplanung. Unter Stress und Zeitdruck schrumpft unser Arbeitsgedächtnis. Wenn wir dann noch überlegen müssen, ob alle Routineschritte erledigt sind, haben wir keinen Platz mehr für das, was die Lage Neues bringt. Standards machen den Kopf frei für das Unplanbare. Den gleichen Gedanken finden Sie im Beitrag „Champions are great at basics“.

Was zeigt die Forschung?

Zwei Untersuchungen aus der Medizin haben die Debatte geprägt. In Michigan führten über hundert Intensivstationen eine einfache Liste mit fünf Schritten für das Legen zentraler Venenkatheter ein. Die mittlere Rate der Katheterinfektionen sank innerhalb von drei Monaten von 2,7 auf 0 pro 1.000 Kathetertage und blieb über 18 Monate niedrig [2].

Die zweite Studie testete die Sicherheitscheckliste der Weltgesundheitsorganisation für Operationen in acht Krankenhäusern weltweit. Die Liste hat 19 Punkte. Die Rate schwerer Komplikationen sank von 11,0 auf 7,0 Prozent, die Sterblichkeit von 1,5 auf 0,8 Prozent [3].

Bemerkenswert ist, was diese Listen abfragen, nämlich keine medizinischen Raffinessen. Es sind Dinge wie: Ist das der richtige Patient? Kennen sich alle im Raum mit Namen? Was könnte schiefgehen? Ein großer Teil der Wirkung entsteht, weil das Team vor dem kritischen Moment kurz innehält und miteinander spricht.

Wo liegt die Grenze von Checklisten?

Und genau deshalb gehört ehrlicherweise eine dritte Studie dazu. Die kanadische Provinz Ontario schrieb OP-Checklisten für alle Krankenhäuser vor. Die Auswertung von 101 Kliniken fand danach keine signifikante Verbesserung bei Sterblichkeit oder Komplikationen [4].

Der Befund widerlegt die Checkliste nicht. Er zeigt aber, woran sie hängt. Eine Liste, die von oben verordnet und nebenbei abgehakt wird, ist lästiges Papier. Eine Liste aber, die das Team selbst mitgestaltet hat und die die Führung ernst nimmt, ist ein Werkzeug. Der Unterschied liegt nicht im Dokument an sich, sondern in der Anwendung.

Die Luftfahrtforschung hat diese Bedingungen früh beschrieben: Checklisten versagen, wenn sie zu lang sind, zum falschen Zeitpunkt kommen, unterbrochen werden oder wenn die Crew sie aus dem Gedächtnis „abspult“, statt wirklich hinzusehen [5].

Drei Routinen für Checklisten, die benutzt werden

1. Kritische Punkte suchen, statt alle Punkte. Eine gute Checkliste ist kein Handbuch. Sie enthält nur die Schritte, die leicht vergessen werden und deren Auslassen teuer ist. Als Faustregel aus der Luftfahrt gelten fünf bis neun Punkte pro Abschnitt [1]. Beginnen Sie mit einem einzigen Moment: der Schichtübergabe, dem Einsatzbeginn, der Projektfreigabe. Fragen Sie Ihr Team: „Was ist hier in den letzten zwölf Monaten schiefgegangen oder beinahe schiefgegangen?“ Die Antworten könnte schon Ihre Liste sein.

2. Liste von denen schreiben lassen, die sie nutzen. Verordnete Checklisten werden abgehakt, eigene werden benutzt. Formulieren Sie kurz und eindeutig, testen Sie die Liste in einer echten Lage und streichen Sie danach alles, was niemand gebraucht hat. Legen Sie einen festen Zeitpunkt fest, an dem sie gelesen wird. Ohne definierten Stopp wird jede Liste schlicht übersprungen.

3. Selbst vorlesen. Wenn die Führungskraft die Checkliste für überflüssig hält, hält das Team sie schnell auch für überflüssig. Wenn die Führungskraft sie selbst laut liest und auf Antworten wartet, wird sie zum Standard. Nutzen Sie den Moment zugleich als kurzen Lage-Stopp: Sind alle auf demselben Stand? Hat jemand Bedenken?

Überprüfen Sie Ihre Standards regelmäßig. Ein Verfahren, das keiner mehr befolgt, ist gefährlicher als gar keines, denn es täuscht Sicherheit vor.

Take-Aways

• Checklisten sind für Könner. Sie sichern die einfachen Schritte, damit der Kopf frei bleibt für die schwierigen.
• Fünf einfache Punkte können mehr bewirken als ein neues Großprojekt.
• Eine Liste wirkt nur, wenn das Team sie mitgestaltet und die Führung sie vorlebt.
• Kurz schlägt vollständig. Was nie gebraucht wird, fliegt raus.

Zum Weiterdenken:

• Welcher Handgriff ist in Ihrem Bereich die „Höhenrudersperre“: einfach, bekannt und trotzdem schon einmal vergessen worden?
• Welches Ihrer Verfahren steht im Ordner, wird aber in der Praxis anders gemacht?
• Für welchen einen Moment schreiben Sie mit Ihrem Team in den nächsten zwei Wochen eine Liste mit höchstens sieben Punkten?

Fazit: Standards schaffen Freiheit

Checklisten und Standardverfahren ersetzen nicht unser Urteilsvermögen. Aber sie schützen es. Wer die Routine sicher abgelegt hat, kann seine Aufmerksamkeit dorthin richten, wo sie gebraucht wird: auf die Lage, das Team und die Entscheidung, für die es eben keine Liste gibt.

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Quellen

[1] Gawande, A. (2013). Checklist-Strategie. Wie Sie die Dinge in den Griff bekommen. München: btb.

[2] Pronovost, P., Needham, D., Berenholtz, S., et al. (2006). An Intervention to Decrease Catheter-Related Bloodstream Infections in the ICU. New England Journal of Medicine, 355(26), 2725–2732.

[3] Haynes, A. B., Weiser, T. G., Berry, W. R., et al. (2009). A Surgical Safety Checklist to Reduce Morbidity and Mortality in a Global Population. New England Journal of Medicine, 360(5), 491–499.

[4] Urbach, D. R., Govindarajan, A., Saskin, R., Wilton, A. S., & Baxter, N. N. (2014). Introduction of Surgical Safety Checklists in Ontario, Canada. New England Journal of Medicine, 370(11), 1029–1038.

[5] Degani, A., & Wiener, E. L. (1993). Cockpit Checklists: Concepts, Design, and Use. Human Factors, 35(2), 345–359.